Chuyển đổi số tại Tân Hiệp Phát: “Thay đổi để tồn tại chứ không phải thay đổi là có cũng được, không có cũng được”

Nỗ lực 105 ngày 3T đi qua Covid

Tân Hiệp Phát vừa kỷ niệm 27 năm thành lập, với những nỗ lực vượt lên thách thức trong bối cảnh Covid là doanh nghiệp nội địa duy nhất đứng trong Top 3 công ty uy tín trong ngành hàng đồ uống tại Việt Nam.

Chia sẻ tại tọa đàm doanh nghiệp vận hành kinh doanh trong trạng thái bình thường mới do AWS tổ chức ngày 28/10, ông Phạm Nguyễn Ngọc Tuấn, Giám đốc Công nghệ thông tin Tập đoàn Tân Hiệp Phát cho biết: “Khi TP.HCM, Bình Dương thực hiện theo Chỉ thị 16, nhân viên không thể đến công ty làm việc bình thường, ban lãnh đạo Tập đoàn mà đứng đầu là CEO đã quyết tâm lựa chọn sống chung với đại dịch, tất cả cùng đồng lòng và tinh thần kỷ luật mạnh mẽ. Tân Hiệp Phát cũng nhìn nhận đại dịch là cơ hội chuyển đổi số”.

Hoạt động sản xuất 3T - 3 tại chỗ ra đời, công ty phải điều chỉnh lại các chính sách, quy trình việc sản xuất nhà máy, bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp, lên kế hoạch về vấn đề nguyên vật liệu đến nhà máy, nhà phân phối, nhà bán lẻ có thể lấy hàng tại Tân Hiệp Phát ra sao...

Chỉ có hai tuần để chuẩn bị hệ thống làm việc online, một điều khá mới mẻ trong khi trước đó mọi người quen với họp hành, ký giấy trực tiếp thì nay họp ở các phòng online và chữ ký điện tử.

Để duy trì được hoạt động, tính kỷ luật được đề cao, Tân Hiệp Phát luôn cảnh giác các yếu tố bên ngoài có thể phá vỡ cấu trúc 3T, đối tác giao hàng tuân thủ quy định chặt chẽ của Tập đoàn. Tại nhà máy có tạo các vùng xanh, vùng đỏ, vùng vàng và nhân viên các vùng được đeo vòng tay nhận diện theo màu. Tất cả đều luôn giữ khoảng cách 2m, hệ thống camera giám sát và phát hiện trường hợp vi phạm sẽ xử lý và có giải pháp để công nhân luôn được ở trong vùng an toàn nhất.

“Tân Hiệp Phát vượt qua được 105 ngày làm việc “3T” với trên 1.000 cán bộ công nhân viên, đó thực sự là một nỗ lực và nhờ tinh thần vượt khó mỗi ngày”, CIO Tân Hiệp Phát- Phạm Nguyễn Ngọc Tuấn cho hay.

Theo ông Tuấn, Công ty đã có ý tưởng xây dựng văn phòng ảo từ nền tảng cuộc họp trực tuyến để chuyển từ văn phòng vật lý sang văn phòng ảo, nơi mà mọi người sẽ có cảm giác như đang làm việc tại văn phòng, việc tương tác cũng được dễ dàng và thuận tiện hơn. Với sức chứa hơn 1.000 người truy cập cùng lúc và 50 phòng ban và phòng họp nhỏ đã phục vụ cho tất cả nhân viên của tập đoàn có thể làm việc online được hiệu quả.

Ngoài ra, thường xuyên tổ chức các hoạt động livestream trên hệ thống mạng nội bộ công ty về các game đố vui, các qui trình cũng như tổ chức các chương trình đào tạo, thi tay nghề hay tổ chức cuộc thi văn nghệ để chào mừng 27 năm ngày thành lập. Dù mọi thứ bị giới hạn, các tiêu chí đề ra rất khắt khe khi biểu diễn phải đảm bảo 5K, tuy nhiên mọi người đã nghiêm túc tuân thủ và rất sáng tạo từ việc ghi âm, ghi hình, làm clip, đến việc chuẩn bị các đạo cụ rất “cây nhà lá vườn”.

“Covid là dịp để Tân Hiệp Phát nhìn thấy được cơ hội tốt đưa công nghệ vào công việc hàng ngày giúp cho mọi việc tự động hoá và nhận thức về việc không thay đổi là không tồn tại và thay đổi là việc phải làm chứ không phải việc có thể làm. Đội ngũ chúng tôi đã làm ngày đêm để triển khai dự án chuyển đổi số, tạo ra sự trải nghiệm và giá trị cho khách hàng trong thời gian dịch. Mọi người đều khó khăn, Tân Hiệp Phát tạo điều kiện cho mọi người cùng phát triển, cùng nhau vượt qua dịch bệnh. Tới bây giờ, khi đã đi qua 105 ngày 3T, Tân Hiệp Phát đang tiếp tục cho một tương lai phía trước”, ông Phạm Nguyễn Ngọc Tuấn nói.

Chuyển đổi số lấy con người làm trung tâm

Trong quá trình chuyển đổi số, việc tích hợp hệ thống đang có với hệ thống mới cũng khiến Tân Hiệp Phát gặp nhiều thách thức. Tại Tân Hiệp Phát công nghệ chỉ là nền tảng, con người mới là trọng tâm, mang lại trải nghiệm cho khách hàng.

Phương châm mà Tân Hiệp Phát thực hiện trong chuyển đổi số là làm sao hỗ trợ để mỗi nhân viên có thể trở thành một đại sứ công nghệ, lan tỏa, thay đổi và tạo ra giá trị cho khách hàng. Chuyển đổi số tại Tân Hiệp Phát giúp mọi người thay đổi tốt hơn và nhận thức rõ ràng thay đổi để tồn tại chứ không phải thay đổi là có cũng được, không có cũng được. Cách tiếp cận này đã giúp hệ thống có được hiệu quả tốt nhất trong vận hành, sản xuất.

Theo ông Tuấn, chuyển đổi số đầu tiên phải xác định được tầm nhìn của công ty, văn hóa phối hợp giữa các phòng ban, tương tác giữa các phòng ban để xác định điểm nào để bắt đầu tập trung cho chuyển đổi số. Thông thường các doanh nghiệp sẽ tạo khung sườn cho toàn bộ doanh nghiệp từ đó bắt đầu và lựa chọn công nghệ phù hợp. Công nghệ đó phải đáp ứng được tăng trưởng của doanh nghiệp trong 5-10 năm tới tránh việc doanh nghiệp phải tái đầu tư, thay đổi công nghệ gây ra lãng phí.

Hiện nay chuyển sang giai đoạn bình thường, ông Tuấn cho biết Tân Hiệp Phát bước vào sản xuất với tâm thế vừa mở vừa cẩn trọng cùng tinh thần sẵn sàng đối mặt với những biến cố có thể xảy ra do dịch bệnh. Công ty vẫn giữ kỷ luật 5K, sử dụng công nghệ thông tin hỗ trợ.

Công nghệ càng lúc càng phát triển, Tân Hiệp Phát sẽ áp dụng những công nghệ mới tránh phụ thuộc vào data center bởi khi lockdown nhân viên IT ở nhà không thể làm phòng server như trước, phụ thuộc này sẽ đem lại rủi ro cho doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Chuyển đổi số sẽ giúp Tân Hiệp Phát thích nghi với nhu cầu của khách hàng, đặc biệt trong thời điểm Covid.